アポイントメントとは、「面会・会議などの約束や予約」という意味です。
アポイントメントは仕事をしているとよく聞く言葉ですが、実際どのような意味なのか詳しく知らない方が多いのではないでしょうか。
また、「アポイントメントの取り方がわからない」と感じている方も多いと思います。
そこで、この記事ではアポイントメントの意味からアポイントメントを取るコツまで詳しく解説しています。
このページの目次
「アポイントメント」の意味
面会や会議などの約束
アポイントメントはビジネス場面でよく使われる言葉で、面会や会議などの約束のことを表します。
社内の人だけでなく、社外の人と会う約束のことも表します。
特に営業の仕事をしていると、アポイントメントを取ることは非常に多いでしょう。
ちなみに、少し堅い言葉なので、友人同士で会う約束をする時に用いられることは少ないです。
「アポイントメント」の表記
アポイントメントは以下のように略して表記されることもあります。
- アポイント
- アポ
ただ、カタカナ語は相手に伝わらない場合もあります。
「アポ」「アポイントメント」などの表現を使うのは社内にとどめたほうが良いでしょう。
社外の人には、「お時間よろしいでしょうか？」など別の表現を使ったほうが無難です。
「アポイントメント」の使い方
アポイントメントは会う約束をする時に使える便利な言葉です。
具体的には、以下のような言い回しで用いられることが多いです。
- アポイントメントを取る
- アポイントメントがある
- アポイントメントを入れる
- アポイントメントが入る
- アポ
- アポイント
それぞれの言い回しでの使い方について、例文と一緒に詳しく見ていきましょう。
「アポイントメントを取る」の使い方
「アポイントメントを取る」は相手と会う約束を取り付ける時に用いられます。
- なんども粘って、ついにアポイントメントを取るまでこぎつけた。
- 上司から、新規のアポイントメントを5つ取ることをノルマに命じられた。
- 電話でアポイントメントを取るのは簡単なことではない。
「アポイントメントがある」の使い方
「アポイントメントがある」は相手と会う約束があることを表す時に用いられます。
- 先方とのアポイントメントがあるため、今日は直帰する。
- 重要なアポイントメントがある日は、必ず牛丼を食べる。
- 今日はアポイントメントが3つあり、大忙しだ。
「アポイントメントを入れる」の使い方
「アポイントメントを入れる」は相手と会う約束を取り付ける時に用います。
- 20日の16時にA社とのアポイントメントを入れる。
- この日にアポイントメントを入れると資料作成が間に合わない。
- この日は全社会議なのでアポイントメントを入れないようにしてください。
「アポイントメントが入る」の使い方
「アポイントメントが入る」は相手と会う約束があるという意味です。
- この日は3つのアポイントメントが入っているので時間が取れません。
- アポイントメントが入りすぎて素早く移動しなければならない。
「アポ」「アポイント」の使い方
アポイントメントは「アポ」「アポイント」と略して使うこともあります。
略した形では、社内の人に使う場合が多いです。
- アポ取りは思ったよりも大変だ。
- A社へのアポは取れたのか？
- 今日は特別なアポイントがある日だ。
「アポイントメント」の語源
アポイントメントの語源は英語の “appointment” です。
“appointment” には以下のような意味があります。
- 約束
- 予約
- 指名
- 任命
- 地位
基本的にはカタカナ語と同じような意味です。
しかし、使い方は若干異なり、ビジネスシーンだけでなく日常場面でも用いられます。
“appointment” はもともと、”appoint(指名する)”という動詞が名詞形になった言葉です。
ただし、”appoint”と”appointment”では大きく意味が異なるため注意しましょう。
「アポイントメント」の類義語
アポイントメントには以下のような類義語があります。
- リザベーション(reservation)
予約すること - ブッキング(booking)
予約すること - 約束
互いに取り決めを行うこと - 取り決め
集団が話し合って決める約束
「アポイントメント」と「リザベーション」の違い
アポイントメントとリザベーションには以下のような違いがあります。
- アポイントメント
人と会う約束をする - リザベーション
場所を予約する
人と会う時はアポイントメント、場所を取っておく時にはリザベーションが使われるのです。
「アポイントメント」と「ブッキング」の違い
アポイントメントとブッキングには以下のような違いがあります。
- アポイントメント
人と会う約束をする - ブッキング
場所を予約する
人と会う時にはアポイントメント、場所を予約する時にはブッキングが使われるのです。
「アポイントメント」がつく言葉
アポイントメントがつく言葉としては以下のようなものが挙げられます。
- テレフォンアポイントメント
- アポイントメントセールス
それぞれの言葉について詳しく見ていきましょう。
テレフォンアポイントメント
テレフォンアポイントメントとは、電話で人と会う約束を取りつけることを指します。
「テレアポ」という略した形のほうが馴染み深いかもしれません。
顧客候補に営業電話をかける行為のことです。
アポイントメントセールス
アポイントメントセールスとは、いわゆる訪問販売のことです。
アポイントメントセールスには以下のような事例があります。
- 家の販売員がやってきて、契約するまで帰らない
- 「無料サービスが受けられます」などといった内容の電話で呼び出し、高額商品を契約させる
- 街角で展示会を見に行かないかと声をかけ、会場で商品を契約させる
アポイントメントセールスは商品やサービスを強引に契約させる場合が多いのが問題点です。
アポイントメントセールスで契約した場合、8日間はクーリング・オフで契約を解消することが可能です。
「アポイントメント」を取る7つのコツ
アポイントメントを取るコツとしては以下のようなものが挙げられます。
- 面会の目的を明確にする
- 日程候補はこちらから出す
- オンラインでの面会希望にも柔軟に対応する
- 月曜朝・金曜夕方は避ける
- アポイントメントの終わり時間まで決めておく
- アポイントメントが取れたら感謝する
- 日程が近づいてきたらリマインドする
それぞれのコツについて詳しく見ていきましょう。
コツ①：面会の目的を明確にする
アポイントメントを取る時には面会の目的を明確にしておきましょう。
ビジネスでは相手に会うメリットを感じてもらえないと、アポイントメントを取ることはできません。
どのような目的なのか、最初にはっきりと共有しておきましょう。
コツ②：日程候補はこちらから出す
アポイントメントを取る時は日程候補を3候補ほど、こちらから出すようにしましょう。
相手に配慮するあまり、「都合が良い日時を教えてください」と言うのは、逆に相手の負担になってしまいます。
相手の都合が悪かったら別の日程を提示することで日程調整を行いましょう。
コツ③：オンラインでの面会希望にも柔軟に対応する
オンラインの面会希望にも柔軟に対応するのも必須です。
今の時代、在宅勤務をしている人も多く、オンラインでの面会を希望してくる方も多いです。
相手に配慮して、オンラインでの面会希望も快諾すると良いでしょう。
コツ④：月曜朝・金曜夕方は避ける
月曜日の朝と金曜日の夕方は日程調整をする時に避けたほうが良いでしょう。
週明けと週の最後には仕事が立て込んでいる場合が多く、都合がつかない人が多いからです。
コツ⑤：アポイントメントの終わり時間まで決めておく
アポイントメントを取る時には、開始時刻だけでなく、終了時刻まで決めておくようにしましょう。
終了時刻がわかっていると、相手も予定を立てやすくなります。
コツ⑥：アポイントメントが取れたら感謝する
アポイントメントを取れた時には相手に感謝するのを忘れないようにしましょう。
感謝すれば相手の印象が良くなり、実際に契約に結びつく可能性が高くなります。
コツ⑦：日程が近づいてきたらリマインドする
アポイントメントの日程が近づいてきたらリマインドするのも大切です。
万が一相手がアポイントメントの予定を忘れていた時でも、リマインドすれば思い出してくれるでしょう。
また、相手が覚えていた場合でも、リマインドをしてもらえると「丁寧な仕事ができる人だ」と印象が良くなります。
「アポイントメント」を電話で取るコツ
アポイントメントを電話で取るコツとしては以下のようなものが挙げられます。
- 話し方を工夫する
- トークスクリプトを作っておく
- メールでアポイントメントの内容を送る
それぞれのコツについて詳しく見ていきましょう。
コツ①：話し方を工夫する
電話では声しか伝わらないため、話し方を工夫するのが大切です。
具体的には、以下のような点を気をつけるようにしましょう。
- ハキハキ話す
- 明るい声で話す
- ゆっくり話す
- いつもより声のトーンを上げる
コツ②：トークスクリプトを作っておく
トークスクリプトを作っておくのもコツのひとつです。
トークスクリプトとは、電話で話す内容を書いた台本のようなものです。
トークスクリプトを作っておけば情報を簡潔に伝えることができてスムーズな会話ができます。
コツ③：メールでアポイントメントの内容を送る
アポイントメントが取れたら、メールでアポイントメントの内容を送ると良いでしょう。
アポイントメントの内容を送っておけば、相手はいつでもどんな内容のアポイントメントだったか確認できて便利です。
「アポイントメント」をメールで取るコツ
アポイントメントをメールで取るコツについては以下のようなものが挙げられます。
- 要件がひと目でわかる件名にする
- テンプレートを随時改善していく
それぞれのコツについて見ていきましょう。
コツ①：要件がひと目でわかる件名にする
メールでアポイントメントを取る時には、要件がひと目でわかるようにするのが重要です。
メールはまずそもそも開かれないので、開く前に見える件名を工夫するのがとても大切です。
コツ②：テンプレートを随時改善していく
メールでのアポイントメントは不特定多数に送信できるため、テンプレートを作成することになるでしょう。
このテンプレートを改善していくことで、より返信率を高めることが出来ます。
テンプレートはやはり、相手にどんなメリットがあるのかわかるようにすると良いでしょう。
補足：ビジネスで人と会う時の用語
この見出しでは、補足としてビジネスで人に会う時の用語について解説していきたいと思います。
- ご来訪
- お越しください
- ご足労
- オンスケ
- リスケ
それぞれの言葉について詳しく見ていきましょう。
ご来訪
ご来訪は相手に自分がいる場所に来てもらうことを指します。
「本日はご来訪ありがとうございます」などと感謝を述べる時に用いられることが多いです。
お越しください
「お越しください」は「来てください」を丁寧にした表現です。
「本日はお越しくださいましてありがとうございます」などと感謝する時に用いられます。
ご足労
ご足労は相手に自分がいる場所に来てもらった時に用いられる表現です。
わざわざ足を運んでくれたことに感謝する表現になっています。
オンスケ
オンスケは「予定通り」という意味です。
特に日程の変更などがない時に用いられます。
リスケ
リスケは「予定を変更する」という意味です。
予定していたものが何らかの原因で中止になった時などに用いられます。
「アポイントメント」のまとめ
以上、この記事ではアポイントメントについて解説しました。
| 読み方 | アポイントメント(appointment) |
|---|---|
| 意味 | 面会や会議などの約束 |
| 語源 | 英語の “appointment” |
| 類義語 | リザベーション ブッキング 約束 など |
| つく言葉 | テレフォンアポイントメント アポイントメントセールス |
| アポを取るコツ | 面会の目的を明確にする 日程候補はこちらから出す オンラインでの面会希望にも柔軟に対応する など |
| アポを電話で取るコツ | 話し方を工夫する トークスクリプトを作っておく メールでアポイントメントの内容を送る |
| アポをメールで取るコツ | 要件がひと目でわかる件名にする テンプレートを随時改善していく |
アポイントメントは、社会に出たら一度は耳にする言葉です。
アポイントメントやアポと言われても、すんなり意味を理解できるようになりましょう。
